Der große Umbruch

Es gibt Dinge, die lassen sich gut planen und dann gibt es Dinge, die kommen überraschend. Wovon ich rede? Den Generationenwechsel unter den Mitarbeitenden im Turnverein hatten wir schon vor einigen Jahren auf dem Schirm und haben es uns als Aufgabe gemacht, frühzeitig die Weichen zu stellen. Kündigungen, Absagen und kurzfristige „Änderungen der persönlichen Rahmenbedingungen“ kommen eher aus dem heiteren Himmel. Aber auch damit kann und muss man umgehen. Als Arbeitgeber versuchen wir so gut es geht, mit den Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt zurechtzukommen.  

Durch digitale Transformation, Veränderungen im Arbeitsmarkt, gesellschaftliche Mitverantwortung und neue Job-Ansprüche jüngerer Generationen – um nur einige Beispiele zu nennen – verändern sich auch die Erwartungen an unser Personalmanagement, welches vermehrt in strategische Aufgaben eingebunden wird und an der Erreichung unserer Vereinsziele aktiv mitwirken möchte. 

Damit uns das gelingt, haben wir uns externe Unterstützung geholt. Und zwar in Form der Sportima, der Personal-Service-Agentur des Bayerischen Landessportverbandes. Mario Brakenwagen, Geschäftsführer der Sportima (www.sportima.de), ist Personaldienstleistungsfachwirt, war zuletzt 17 Jahre in der Personaldienstleistung tätig und hat im Rahmen eines HR-Vereinscoachings die letzten sechs Monate mit seiner Expertise der Vereinsführung beratend zur Seite gestanden. Gemeinsam wurde eine ausführliche Personalstrategie erarbeitet, welche nun als Grundlage für Personalplanung, -suche und -entwicklung dient.  

Unsere Ziele:  

• Stärkung unseres Employer Branding und Verbesserung der Arbeitgeber-Attraktivität, u. a. durch ein modernes Personalmarketing 
• Sicherstellung der Qualifikation, des Bildungsniveaus und der Schlüsselkompetenzen Mitarbeitender, insbesondere in Schlüsselpositionen und Bereichen mit hoher Wertschöpfung 
• Maßnahmen zur Bindung von Führungskräften und Talenten. 
• Sicherung und Weiterentwicklung des vereinsrelevanten Know-hows und des Qualifikationsniveaus allgemein 
• das Gelingen der Transformation der Digitalisierung und wie wir unsere Mitarbeitenden auf diese Veränderungen vorbereiten 

Struktur- und Personalwandel im Sport 

Der Fokus lag im letzten Jahr insbesondere auf dem Bereich Sport. Denn nach 40 Jahren als Sportlicher Leiter geht die Ära Beierlorzer am 31. März nun offiziell zu Ende. Als Interessenvertreter des Sports waren seine Aufgaben vielfältig und umfangreich. Seine Fußspuren, die er hinterlässt, sind groß. Mit Stefan Keppner wurde ein Nachfolger gefunden, der aus den eigenen Reihen kommt und bereits viel Erfahrung als Leiter der Sportschule und bei der Sportferienbetreuung sammeln konnte. Sein neues Aufgabenprofil: Analyse und Entwicklung des Angebots, Steuerung der Ressourcen (insb. der Hallen), Schnittstelle zur Vereinsführung und den Abteilungen, nach außen hin zu Ämtern und Schulen.  

Das Personalkarussell drehte sich aber weiter, denn auch für Stefan Keppner musste ein Nachfolger gefunden werden. Genauer gesagt eine Nachfolgerin, denn die neue Leitung der Sportschule obliegt nun Lisa Süß, die daneben auch das Kinder- und Jugendtanzstudio Vision Vital leitet. Auch Lisa kommt aus den eigenen Reihen und hat 2018 als duale Studentin im TV-Vital angefangen.  

Den Kursbereich mit seinen drei Kursblöcken, immerhin ca. 80 Kurse je Block, und seinen knapp 1.500 Teilnehmern im Jahr, übernimmt Susanne Bergner als neue Fachbereichsleitung. Zusätzlich organisiert sie den Sport im Kraftraum Jahnhalle, den Reha- und Herzsport sowie die Angebote der 48er Senioren im Turnverein.  

Mit Antje Bremer haben wir eine erfahrene Übungsleiterin gefunden, die künftig den großen Bereich Gymnastikangebote und Gymnastikforum verantwortet. Auch Antje ist bereits seit vielen Jahren im Verein und bringt das notwendige Wissen mit.  

Mit neuen Stellenbeschreibungen ausgestattet geht es nun für alle Kolleginnen und Kollegen ans Werk. Die Aufgaben und Verantwortungen ruhen nun auf mehreren Schultern und als Sportlicher Leiter ist es nun die Aufgabe von Stefan Keppner, die Schnittstelle zwischen Sport und Vereinsführung zu sein, damit die Impulse und das Fachwissen im Sport zielgerichtet und sinnvoll genutzt werden.  

Geschäftsstelle 2.0 

Auch in der Verwaltung, insbesondere in der Geschäftsstelle, steht ein großer Umbruch an. Denn zusammen mit Günther Beierlorzer geht auch Petra Scholz in den Ruhestand. Sie war verantwortlich für den Bereich Kursverwaltung und für die Vereinszeitung. Zusammen mit Gerlinde Hörner, welche uns Ende des Jahres verlässt, bildeten die beiden Kolleginnen das Team der Geschäftsstelle. Damit eine Übergabe geregelt und beizeiten stattfinden kann, wurde frühzeitig nach einer passenden Nachfolge gesucht.  

Das Interesse an der Stelle als Sachbearbeiter:in in der Mitgliederverwaltung war erfreulicherweise sehr groß und uns erreichten viele gute Bewerbungen. Überzeugt hat uns letztendlich Katharina Engelhardt. Sie ist im Sport zuhause und bringt bereits viel Erfahrung im Bereich Kursorganisation und -verwaltung mit. Ab April kommt eine weitere Kollegin hinzu und komplettiert das neue Team in der Geschäftsstelle. Die neuen Kolleginnen bringen zusätzliche Fähigkeiten mit und so wird sich auch das Aufgabengebiet in der Geschäftsstelle wandeln. Unterstützt durch die Digitalisierung werden sich die Prozesse künftig auch nochmal deutlich verändern.  

Personalverwaltungssoftware  

Und weil wir gerade von der Digitalisierung sprechen – auch hier hat sich im letzten Jahr einiges getan. Denn mit der personellen Umstellung im Rechnungswesen hat auch eine neue Software im Verein Einzug gehalten. Mit Personio setzen wir auf eine neue Personalmanagementsoftware, die von der digitalen Personalakte bis hin zur Lohnabrechnung alle Funktionen bietet. Auch die Zeiterfassung läuft nun verbindlich für alle Mitarbeitenden über das neue Tool. Der Wechsel von der bisherigen Software auf Personio war mit viel Arbeit verbunden. Die Optimierungen zeigen sich aber bereits bei den ersten Prozessen, insb. beim Thema Recruiting und der digitalen Personalakte. 

Ausblick  

Die Rückmeldungen der (neuen) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den Veränderungen im Rahmen der neuen Personalstrategie sind positiv. Der Austausch untereinander wird noch einmal deutlich intensiviert. Ein Baustein sind auch die neu eingeführten Jahresentwicklungsgespräche mit allen Mitarbeitenden. Die neue Personalstrategie soll langfristig sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit mit den passenden Qualifikationen und Fähigkeiten verfügbar sind, um Effizienz, Motivation und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. 

Das nächste Kapitel: Stärkung und Förderung des Ehrenamts im Turnverein.