„Revolution im Turnverein“ - Einführung von Office365 und SharePoint

Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt dank neuer IT-Plattform

Aus der Ausgabe 04/2015 der TV-Vereinszeitung

Nichts weniger als die „Revolution der Zusammenarbeit“ zwischen den Mitarbeitern des Vereins und auch zwischen Haupt- und Ehrenamt erwartet Jörg Bergner, Geschäftsführer des TV 1848. In einem ersten Vorgespräch mit der Firma „acontech“ wurden die Ziele definiert und die Erwartungen an das neue Projekt erfasst und wie man sieht, hat man einiges vor.

Bei dem neuen Projekt handelt es sich um die Einführung von SharePoint, einer IT-Plattform durch die neue Wege der Zusammenarbeit ermöglicht werden und bisherige Prozesse innerhalb der Verwaltung optimiert werden sollen. Gab es in der Vergangenheit viele Insellösungen (u.a. für E-Mail, Datenaustausch, Kalender und Aufgabenlisten), so bietet das neue System im Zusammenhang mit der neuen Software „Office 365“ all diese und viele weitere Funktionen aus einer Hand und perfekt aufeinander abgestimmt.

Der TV-SharePoint befindet sich dabei in der „Wolke“ und ist durch Cloud-Technik für alle Nutzer von überall zugänglich. Dank dem IT-Förderprogramm von Microsoft hat der Turnverein Zugriff auf aktuelle Software auf Unternehmensniveau zu überschaubaren Kosten.

Ende April wurde in einem zwei-tägigen Workshop die Organisationstruktur des Turnvereins analysiert, ist diese doch Grundlage für den späteren Aufbau der IT-Plattform. Stefan Zenkel, Geschäftsführer der Firma „acontech“ und Raimund Amann, Experte für Change Management, erarbeiteten zusammen mit Vizepräsident Gerd Lönne, sowie Jörg Bergner und Johannes Baßfeld einen Fahrplan für die Einführung des neuen Systems im TV. Am Ende des Workshops wurden die Ergebnisse den Mitarbeitern vorgestellt und zusammen mit ihnen diskutiert. Den Beteiligten war wichtig, dass auch die Anforderungen aller Mitarbeiter an das Projekt mit aufgenommen wurden.

Zwischenzeitlich wurde die SharePoint-Plattform aufgesetzt und die ersten Nutzer in die Arbeit damit eingewiesen. Nach und nach werden weitere Funktionen hinzugefügt, um so das volle Potential dieser Technik abrufen zu können. Langfristig sollen auch Abteilungsleiter und Übungsleiter Zugang zu dieser Technik bekommen, um so den größtmöglichen Nutzen zu erreichen.

Über den Erfolg des Projekts entscheiden am Ende die Benutzer. Es bleibt also spannend wie die neue Technik von allen Beteiligten angenommen wird. Bisher jedoch ist die Rückmeldung von allen Seiten positiv.

 

v.l.n.r. Johannes Baßfeld, Stefan Zenkel, Raimund Amann und Jörg Bergner präsentieren die zusammengefassten Ergebnisse des Workshops.